サロンボードで予約が入らない原因は？まず見直す「毎月の受付設定」

サロンボードでネット予約が入らないときは、掲載プランより先に受付設定を見直すと枠が開くことがあります。毎月の受付可能数の設定場所と直し方、それでも入らないときの確認点を、実際にサロンボードを毎日使う立場から手順で解説します。掲載しているのに予約が来ないと、つい「うちのお店は人気がないのかもしれない」「もっと掲載プランを上げないと駄目なのか」と考えてしまいがちです。でも、その前にほぼ確実に確認しておきたい場所があります。それが、1日にネット予約を何件まで受け付けるかを決めている、受付可能数の設定です。

私たちは、複数のサロン様のホットペッパービューティー運用（ブログやスタイルの更新）を毎日代行しています。その現場でよく出会うのが、「予約が入らない」のではなく「予約が入れられない状態になっている」ケースです。この記事では、予約が来ない原因を設定の面から順番に切り分け、どこを見て、どう直すかを解説します。集客全体の考え方は「ホットペッパー集客 完全ガイド」にまとめているので、あわせてご覧ください。

予約が入らない＝人気がない、とは限らない？

予約が来ないと、原因を「集客力」や「お店の魅力」に求めたくなります。もちろんそこも大事なのですが、実際に管理画面を開いてみると、そもそも予約を受け付けられる枠が閉じている、という単純な理由だったことは珍しくありません。

考えてみると、これは自然なことです。お客様がスマートフォンでお店のページを開き、日時を選ぼうとしても、選べる枠がひとつも表示されなければ、その時点で離脱してしまいます。お店側は「問い合わせすら来ない」と感じますが、お客様側では「予約できるボタンが押せなかった」だけ、というすれ違いが起きているのです。

だからこそ、集客の打ち手を増やす前に、まず「今、ネット予約はきちんと開いているか」を確認するのが先決です。順番としては、①受付枠が開いているか、②受付の期間や締切がきつすぎないか、③営業時間や休日の設定が実態と合っているか、という流れで見ていくと切り分けやすくなります。

最頻出の原因はどこ？——「毎月の受付設定」の受付可能数

私たちの経験上、ネット予約が入らないときに最初に疑うべきなのが「毎月の受付設定」です。ここには、その日にネット予約を何件まで受け付けるかという受付可能数を設定する項目があります。

この受付可能数を、スタッフの人数や、電話予約用に残しておきたい枠を意識して少なめに絞っていると、ネット予約の枠がすぐに埋まってしまいます。設定した数の予約が入った時点で、それ以降はお客様の画面に空き枠が表示されなくなります。つまり、実際にはまだ対応できる時間帯なのに、ネット上は「満席」に見えてしまう状態です。

なぜこの絞り込みが起きやすいかというと、多くのお店には理由があるからです。開業当初は電話予約が中心で、ネット予約はあふれると困るからと少なめに設定した。あるいは、スタッフが少ない時期に合わせて枠を狭めたまま、人員が増えても見直していない。こうした「当時は正しかった設定」が、今の実態と合わなくなっているだけ、というのが実際のところです。設定を疑うのは、お店の運用を否定することではありません。状況が変わったのだから、それに合わせて調整するというだけの話です。

もうひとつ気をつけたいのが、電話予約とネット予約の枠の考え方です。電話用に枠を確保しておきたい気持ちは自然ですが、ネット予約を極端に絞りすぎると、24時間いつでも取れるというネット予約の一番の強みを自分で消してしまいます。日中に電話が取りづらいお店ほど、営業時間外にネットから予約を積み上げてくれる効果は大きいので、まずはネット側の枠を実態に合わせて開けておく発想が有効です。

サロンボードでの確認は、おおまかに次の経路をたどります。

1. サロンボードにログインする
2. 予約管理のメニューを開く
3. 「毎月の受付設定」を開く
4. 該当する月・日の受付可能数を確認する

ここで受付可能数が実態より少なく設定されていたら、対応できる件数まで広げます。曜日や日付ごとに設定できるので、忙しい曜日は絞り、余裕のある曜日は広げる、といった調整も可能です。設定を変えると、その分だけお客様の画面に見える空き枠が増えます。

なお、細かい画面名やボタンの表記は変わることがあります。詳しい画面は変わることがあるので実際の画面でご確認ください。迷ったときはサロンボードの公式ヘルプ（ヘルプセンター）で「受付可能数」「営業時間・受付可能数を設定・変更する」といったキーワードを検索すると、最新の手順が確認できます。

受付可能数のほかに見落としやすい予約設定は？

受付可能数を広げても改善しきらないときは、予約の「受け方」に関する別の設定も確認します。代表的なものを整理します。

とくに見落としやすいのが、受付期間・締切の設定です。ネット予約には「何日先まで予約を受けるか」と「何時間前まで予約を受けるか」という2つの区切りがあります。先の日付を受け付ける範囲が短すぎると、旅行前や記念日などで早めに押さえたいお客様の予約を取りこぼします。逆に締切を厳しくしすぎると、「今日これから空いていれば行きたい」という当日の駆け込み予約が入りません。美容室の予約は、計画的に取る人と直前に思い立つ人の両方がいるので、どちらの入口も閉じないバランスが理想です。

営業時間と休日の設定も、意外とずれています。祝日の営業や、臨時の営業日・お休みを設定し忘れていると、開いているのに枠が出ない、または休みなのに予約が入ってしまう、という食い違いが起きます。とくに月をまたぐタイミングは、翌月分の設定が抜けやすいので注意したい場面です。

このうち、受付期間・締切、営業時間、休日といった設定は、サロンボードの中でも複数の画面にまたがっていることがあります。受付可能数のように「毎月の受付設定」で一括して確認できるとは限らないため、それぞれの設定画面で登録内容が実態と合っているかを確認してください。ここも詳しい画面は変わることがあるので、実際の画面と公式ヘルプで最新の名称・経路をご確認ください。

直したのに反映されない、と感じたときは？

設定を直したのに空き枠が増えて見えない、というときは、いくつか確認したいポイントがあります。

まず、変更した月と、お客様が予約しようとしている月がずれていないかです。「毎月の受付設定」は月ごとの管理になっているため、翌月分を直したつもりが今月分は元のまま、ということが起こりえます。次に、受付可能数を広げても、その時間帯にすでに予約が埋まっていれば当然枠は出ません。空いているはずの別の時間帯で見え方を確認してみてください。

それでも改善しない場合は、受付可能数以外の設定（受付期間・締切・営業時間・休日）のいずれかが効いている可能性があります。ひとつずつ実際の画面で照らし合わせるのが、遠回りに見えていちばん確実です。

こうした確認を一度やっておくと、次からはぐっと楽になります。おすすめは、月が替わるタイミングで翌月分の受付可能数と営業日をまとめて見ておく習慣です。月初にお客様側の予約ページを実際に開いて、空き枠がきちんと表示されるかを自分の目で確かめておくと、「気づいたら翌月が全部埋まって見えていた」といった事故を未然に防げます。設定は一度きりのものではなく、お店の状況に合わせて毎月見直すもの、と考えておくと安心です。