サロンボードの受付可能数とは？変更のやり方と「予約が入らない」を防ぐ設定

サロンボードの受付可能数とは何か、変更のやり方と考え方をまとめました。時間帯・スタッフ個別の設定、毎月の設定忘れの罠、予約の取りこぼしを防ぐ適正な枠数の考え方まで、実運用の視点で解説します。クーポンもブログも頑張っているのに予約の数字が伸びないとき、原因を掘っていくとこの受付可能数にたどり着いた、というケースは決して珍しくありません。逆に言えば、ここを理解して整えるだけで、いまの掲載内容のまま予約の取りこぼしを減らせる可能性があります。

この記事では、複数のサロン様のホットペッパービューティー運用を代行している私たちが、受付可能数とは何か、なぜ予約の入りに直結する設定なのか、変更のやり方（経路レベル）、時間帯・スタッフごとの個別設定の考え方、そして見落としやすい「毎月の設定」の罠までを順番に整理します。集客全体の考え方は「ホットペッパービューティー集客 完全ガイド」にまとめているので、あわせてご覧ください。

受付可能数とは？——「同時に受けられる予約の枠数」のこと

受付可能数とは、ざっくり言えば「その時間帯に、ネット予約を同時に何件まで受け付けるか」を決める枠の数のことです。たとえば受付可能数が2なら、同じ時間帯に2件までネット予約が入り、3件目からは受け付けない、というイメージです。

美容室でいえばセット面とスタッフの数、ネイルサロンやエステでいえば施術台と施術者の数が、この枠の物理的な上限にあたります。お店の「同時にさばける件数」をシステム側に教えてあげる設定、と捉えると分かりやすいと思います。

大事なのは、これが「お客様には見えないけれど、お客様の画面の見え方を決めている」設定だという点です。ホットペッパービューティーの予約画面に出る空き状況の表示（予約できる・できない）は、この受付可能数と、すでに入っている予約の数を突き合わせて決まっていると考えられます。つまり受付可能数は、掲載ページの裏側でネット予約の蛇口の開き具合を決めている数字です。細かな表示の挙動は変わることがあるため、ご自身の予約ページで実際の見え方をご確認ください。

なぜ受付可能数が予約の入りに直結するのか？

理由はシンプルで、受付可能数が実態より少ないと、空いている時間が「予約できない時間」としてお客様に表示されてしまうからです。

たとえばスタッフが3人出勤していて実際は3件同時に受けられるのに、受付可能数が1のままだと、1件予約が入った時点でその時間帯は締め切り扱いになります。お店側からは「今日は暇なのに予約が来ない」ように見えますが、お客様側からは「このお店は空きがない」ように見えている、というすれ違いが起きます。

しかもこの状態は、管理画面にエラーが出るわけではありません。設定としては正常に動いているので、お店側が気づくきっかけがないまま、機会損失だけが静かに積み上がっていきます。「予約が入らない」と感じたとき、クーポンや写真の見直しより先に、まず受付可能数が実態に合っているかを確認する価値があるのはこのためです。

なお、「予約が入らない」の原因は受付可能数だけではありません。原因の切り分けから広く見直したい場合は、別記事「サロンボードで予約が入らない原因は？まず見直す『毎月の受付設定』」もあわせてご覧ください。

受付可能数の変更はどこからやる？（大まかな経路）

受付可能数の変更は、サロンボードにログインしたあと、予約の受付ルールやスケジュールをまとめて扱う受付設定・スケジュールまわりの設定メニューから行う、という経路です。具体的なメニュー名やボタンの並びは画面の更新で変わることがあるため、実際の画面でご確認ください。

大まかな流れは次のとおりです。

1. サロンボードにログインする
2. 予約の受付設定（スケジュール・受付方法まわり）の画面を開く
3. 対象の月・日付の受付設定を表示する
4. 時間帯ごとの受付可能数を、実態に合わせた数に変更する
5. 保存後、お客様側の予約ページを開き、空き表示が意図どおりになっているかを確認する

ポイントは最後の5番です。管理画面で保存できたことと、お客様の画面で狙いどおりに表示されていることは別問題なので、変更のたびにお客様目線の画面で確かめる習慣をつけておくと安心です。確認するときは、実際に日時選択の画面まで進んでみて、枠を増やした時間帯が「予約できる」表示に変わっているかを見るのが確実です。反映のタイミングなど細かな挙動は仕様によるため、こちらも実際の画面でご確認ください。

また、受付設定の画面にはこのほかにも受付方法に関する項目が並んでいることがあります。それぞれの項目が何を意味するかは画面上の説明とあわせて確認しつつ、この記事ではまず「同時に何件受けるか＝受付可能数」という軸を押さえておけば、他の項目の位置づけも理解しやすくなるはずです。

時間帯・スタッフごとの個別設定はどう考える？

受付可能数は「一日を通して一律◯件」と決めるだけでなく、時間帯や日付ごとに細かく調整していく考え方があります。個別に設定を分ける発想を持つと、実態とのズレをぐっと減らせます。

考え方の例を表にまとめます。

また、受付可能数はスタッフの出勤状況と切り離せません。そもそも出勤しているスタッフがいなければ、枠だけ開いていても施術は回らないからです。スタッフごとの出勤と予約枠の関係はシフト設定側のテーマになるため、受付可能数は「お店全体の同時受付の上限」、シフトは「誰がその枠を担うか」と役割を分けて捉えておくと、設定を見直すときに迷いにくくなります。

月が替わると設定が要る？——毎月の「設定忘れ」の罠

受付可能数まわりで私たちが一番よく見かけるつまずきが、翌月分の受付設定がされていないまま月末を迎えてしまうケースです。

サロンボードの受付設定は月単位で管理する仕組みになっており、月が替わる分については、その月の設定をあらためて用意する必要がある、という運用が基本になっています。ここが未設定のままだと、翌月分の予約をネットで受けられない状態になり、「月末までは順調だったのに、来月の予約だけ入らない」という不思議な現象が起きます。数週間先の予約を取ろうとしたお客様だけが弾かれるので、お店側はなかなか気づけません。

対策は仕組み化です。たとえば「毎月20日に翌月分の受付設定を入れる」と決めてカレンダーに登録しておく、月初のレジ締めとセットで翌月分を確認する、など、思い出す仕組みをスケジュールに埋め込んでしまうのがおすすめです。この「毎月の受付設定」が原因で予約が止まるパターンの詳しい解説は、前述の別記事で扱っています。

枠はいくつにすればいい？——詰めすぎ・空けすぎの考え方

では受付可能数は、具体的にいくつに設定するのが適正なのでしょうか。正解はお店の体制によって変わりますが、判断の軸は「同じ時間帯に、実際に何件の施術を並行して回せるか」です。目安として、詰めすぎ・空けすぎそれぞれのリスクを整理します。

出発点としては、その時間帯に稼働できるスタッフ数（またはセット面・施術台の数の少ない方）を上限に置き、施術時間が長いメニューが重なる時間帯は少し絞る、といった調整が現実的です。たとえばセット面が4つあってもスタイリストが2人しか出勤していない時間帯なら、軸になる数字は4ではなく2です。逆にアシスタントが施術の一部を担える体制なら、2より少し多めに開けても回る、という判断もあり得ます。新規のお客様は施術に時間がかかりやすい、アシスタントの有無で並行できる件数が変わる、といったお店ごとの事情も加味して、実際の運用を見ながら少しずつ調整していくのが良いと思います。

一度決めたら終わりではなく、スタッフの入退社や営業時間の変更があったタイミングで見直す、月に一度は実態とのズレがないか点検する、というメンテナンス前提の設定だと捉えておくのが安全です。

受付設定を整えたら、次はその枠を埋める発信が要ります。枠を埋める側の手が回らないときは、更新を代行でまわすという組み方もあります。