サロンボードのシフト・出勤設定のやり方——予約枠に反映される仕組みも解説

サロンボードのシフト・出勤設定のやり方を、予約枠に反映される仕組みとあわせて解説します。設定漏れで指名予約が入らないなどのつまずきと、月次のルーティン化のコツまでまとめました。「シフトは紙やアプリで管理しているから、サロンボード上は適当でいい」と後回しにしていると、出勤しているのに指名予約が受けられない、逆に休みの日に予約が入ってしまう、といったトラブルの温床になります。

この記事では、複数のサロン様のホットペッパービューティー運用を代行している私たちが、シフト設定が予約のどこに影響するのかという仕組みの話から、基本の設定のやり方（経路レベル）、休日・営業時間との関係、よくあるつまずきと直し方の考え方、そして毎月の運用をルーティン化するコツまでを整理します。集客全体の考え方は「ホットペッパービューティー集客 完全ガイド」にまとめているので、あわせてご覧ください。

シフト設定は何に影響する？——出勤していないスタッフは予約を受けられない

まず押さえたいのは、サロンボード上のシフト（出勤設定）が、そのスタッフがネット予約を受けられる時間帯の土台になっているという点です。

ホットペッパービューティーでスタッフを指名して予約しようとすると、お客様の画面にはそのスタッフの空き状況が表示されます。この空き状況のもとになっているのが、サロンボードに入力された出勤情報だと考えられます。つまり、実際にはお店に立っていても、サロンボード上で出勤扱いになっていなければ、システムから見れば「その日そのスタッフはいない」ことになり、指名予約の受け皿が消えてしまいます。

影響range（どこに効いてくるか）を整理すると、おおよそ次のとおりです。

言い換えると、シフト設定は「掲載ページの見栄え」ではなく「予約の配管」にあたる部分です。ここが実態とズレていると、クーポンや写真をどれだけ磨いても、その手前で予約が堰き止められてしまいます。細かな表示のされ方は変わることがあるため、ご自身の予約ページで実際の見え方をご確認ください。

なお、スタッフをホットペッパービューティーの掲載ページに載せて紹介する（プロフィールや得意メニューを作り込む）手順は、別記事「サロンボードでスタッフ（スタイリスト）を登録・紹介する手順」で扱っています。あちらが「載せ方」、この記事が「働く時間と予約枠のつなぎ込み」という役割分担です。

基本のシフト設定はどこからやる？（大まかな経路）

シフト・出勤の設定は、サロンボードにログインしたあと、予約台帳やスケジュールを扱うスケジュール管理まわりの設定メニューから、スタッフごと・日付ごとに出勤や休みを入力していく、という経路です。具体的なメニュー名や画面の並びは更新で変わることがあるため、実際の画面でご確認ください。

大まかな流れは次のとおりです。

1. サロンボードにログインする
2. スケジュール（シフト・出勤情報）を扱う画面を開く
3. 対象の月を表示し、スタッフごとに出勤・休みを入力する
4. 出勤日については、勤務する時間帯を実態に合わせて設定する
5. 保存後、お客様側の予約ページでスタッフの空き表示が意図どおりかを確認する

ここでも肝心なのは5番です。管理画面で保存が通っても、お客様の画面でそのスタッフが選べる状態になっているかは別の話です。特に新しくスタッフを追加した直後や、月をまたいだ直後は、お客様目線の画面まで見て初めて「設定できた」と言えます。

休日・営業時間の設定とはどういう関係？

シフト設定を考えるときは、お店全体の設定との階層関係をイメージしておくと迷いにくくなります。ざっくり言えば、お店の営業時間・休日という大枠の中に、スタッフ個人の出勤時間が入るという二階建ての構造です。

• お店が休みの日（定休日）は、そもそも予約を受ける土台がない
• お店が営業していても、スタッフが休みなら、そのスタッフの指名予約は受けられない
• お店が営業していて、スタッフも出勤していれば、その時間帯が予約の受け皿になる

たとえば「毎週火曜が定休、水曜はAさんが休み」というお店なら、火曜は店全体の休日として設定し、水曜はAさん個人のシフトを休みにする、という使い分けになります。店全体の休みを個人のシフトだけで表現しようとすると、全員分の入力が必要になって漏れが出やすいので、大枠は店の設定・個人差はシフト、と階層で分けて管理するのが整理しやすい形です。

この構造から導かれる実務上のポイントは2つあります。1つ目は、営業時間を変更したとき（時短営業・臨時休業など）は、店全体の設定とスタッフのシフトの両方を見直す必要があるということ。片方だけ直すと、閉めているはずの時間に予約枠が残る、といったズレが生まれます。2つ目は、受付可能数などお店全体の受付枠の設定とも連動して考える必要があるということです。枠だけ開いていても担い手がいなければ回りませんし、スタッフが出勤していても枠が閉じていれば予約は入りません。

よくあるつまずきは？——「設定漏れで指名予約が入らない」ほか

私たちが運用を代行するなかでよく見かけるつまずきを、症状から引ける形でまとめます。

特に多いのが1つ目と2つ目です。どちらも管理画面にエラーは出ず、お客様の画面でだけ「選べない」状態になるため、お店側は気づきにくい構造をしています。指名の多いスタッフのシフトが1週間抜けているだけでも、その分の指名予約がそっくり入らなくなるので、影響は小さくありません。

つまずきに気づくための一番シンプルな方法は、お客様と同じ手順で予約画面を開いてみることです。スタッフ指名から入って、対象スタッフが候補に出るか、出勤しているはずの日時が選べる状態になっているか。この確認を「シフトを入力したら1回」「月が替わったら1回」と決めておくだけで、設定漏れの発見がぐっと早くなります。

急な休み・早退が出たときの直し方も、考え方だけ押さえておきましょう。手順としては「すでに入っている予約への連絡・調整が先、シフトの修正は後」です。先にシフトだけ休みに変えても、入ってしまっている予約は残ります。お客様への連絡と振り替えの相談を済ませたうえで、以降の時間帯を受け付けない状態に直す、という順番が安全です。具体的な操作は画面の仕様によるため、実際の画面でご確認ください。

毎月のルーティンにするコツは？

シフト設定は一度やって終わりではなく、毎月・毎週の運用として回し続ける仕事です。続けるコツは、思い出す仕組みをスケジュールに埋め込んでしまうことです。

• 毎月の締め切り日を決める——「20日までに翌月シフトをサロンボードへ入力」のように、紙やアプリのシフト確定日とセットで期日を固定する
• 入力とチェックを分ける——入力した人とは別の目で（あるいは日を改めて）、お客様側の予約ページからスタッフの空き表示を確認する
• 変更があったら即日反映——退職・休職・営業時間変更など体制が動いたら、その日のうちにサロンボード側も直す、を合言葉にする
• 月初に一度だけ点検する——月が替わった直後に、今月分の出勤が全スタッフ分入っているかをざっと見る

とくに「紙のシフト表は確定しているのに、サロンボードへの転記が誰の担当か決まっていない」お店は、設定漏れが構造的に起きやすい状態です。担当者と期日を決める、それだけで防げるトラブルがかなりあります。